关于加强全区建设项目档案工作的若干意见

点击数:1228

随着西部大开发战略的深入实施,特别是中央新疆工作座谈会的召开,新疆迎来了加快推进跨越式发展和长治久安的历史机遇。自治区党委七届九次全委(扩大)会议明确提出了以现代文化为引领,以科技、教育为支撑,加速新型工业化、农牧业现代化和新型城镇化进程;加快改革开放,打造中国西部开放桥头堡,建设繁荣、富裕、和谐、稳定的美好新疆的战略选择。随着中央对新疆工作的政策支持和19个省市对口支援工作的开展,一大批涉及工业、水利、通信、交通、城市建设、民生等基础设施项目拟开工建设。做好建设项目档案工作不仅是为项目建设运营和监督管理提供保障,也是档案部门贯彻落实中央新疆工作座谈会精神,为新疆经济建设跨越式发展服务的重要举措。按照《国家档案局关于加强新疆维吾尔自治区建设项目档案工作的意见》的要求,现就加强全区建设项目档案工作提出如下意见:

一、提高认识,明确职责,切实加强对建设项目档案工作的组织管理

(一)各级档案行政管理部门和行业主管部门要紧紧抓住新疆经济建设项目大发展的形势,充分认识加强建设项目档案工作的重要性和必要性,增强做好建设项目档案管理工作的责任感和使命感,推动建设项目档案工作为新疆经济社会又好又快发展服务。

(二)各级档案行政管理部门要依法对本地区建设项目档案工作行使监督和指导职责,明确建设项目档案工作的分管领导,制定建设项目档案工作计划,落实工作任务,做好本地区建设项目档案工作和协助自治区档案局做好国家及自治区重大建设项目档案工作。

(三)涉及自治区工业、水利、通信、交通、城市建设、民生等重大建设项目的行业主管部门应遵照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和《国家重点建设项目档案管理登记办法》等建设项目档案管理有关法律、法规的要求,加强对建设项目档案工作的领导,主动与各级档案部门联系,积极做好建设项目档案的收集、保管、利用的组织和协调工作,为做好建设项目档案工作创造必要条件。依据行业特点制定具体建设项目档案管理工作措施,坚持项目档案工作与项目建设同步进行,保证建设项目档案的完整、准确、系统。

(四)建设项目法人单位负责建设项目档案工作的组织、协调工作,认真做好对各职能部门和各参建单位档案工作的监督、检查和指导工作,做好自身产生档案的收集、整理、保管工作。同时要加强档案安全体系建设,对建设项目产生的重要档案要实行异质异地备份,确保重要档案信息的完整安全。

勘察、设计、施工、监理和材料、构件及设备供应等参建单位,应完成各自职责范围或合同规定的项目文件的编制、整理、归档工作。要结合项目法人责任制、招投标制、工程监理制和合同管理制的推行,把建设项目档案工作纳入项目工作程序,同步管理,明确建设项目档案管理部门和人员,落实项目档案管理经费。严格遵守档案交接制度,履行档案交接手续。

二、统筹协调,密切配合,促进建设项目档案工作科学发展

(一)各级档案行政管理部门要结合区域内项目建设的实际,争取当地党委、政府的重视和支持,积极与投资主管部门沟通,尽快掌握项目建设基本情况,履行档案部门的监督指导职责。加强与项目主管部门联系,相互配合,共同推动建设项目档案工作健康发展。随着中央新疆工作座谈会的召开,19个援疆省市直接对口到县市,开工了一批援疆建设项目。各级档案行政管理部门要重点做好援疆建设项目档案管理工作,与对口援疆省市项目建设单位取得联系,了解掌握援疆建设项目有关情况,做好援疆建设项目档案服务工作,确保援疆建设项目档案工作的顺利开展。

(二)涉及工业、水利、通信、交通、城市建设、民生等自治区重大建设项目的行业主管部门应按照“统一领导、统一管理”的原则,加强对所属行业建设项目档案的宏观管理,积极做好建设项目的摸底调研工作,尽快了解掌握建设项目档案工作情况。

(三)各地、州、市档案行政管理部门及涉及工业、水利、通信、交通、城市建设、民生等自治区行业主管部门的档案管理机构应汇总本地区及本行业的建设项目情况,编制《建设项目一览表》(附件1),于每年6月底之前报自治区档案局业务指导处备案。

三、加强指导,主动服务,创新建设项目档案工作管理手段

(一)各级档案行政管理部门要对建设项目进行全过程跟踪服务,根据档案登记信息,有计划、有步骤地对列入当地重大建设项目的档案进行业务指导,督促建设单位、施工单位、监理单位、拆迁实施等参建单位建立档案管理机构、健全档案管理制度、配备档案管理人员,把档案工作纳入到项目管理的各个环节,做到与项目建设同步,加强建设项目档案的收集,特别是声像、电子档案的收集归档工作,并严格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)及《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》(DA/T 28-2002)等标准的要求整理建设项目档案。各级档案行政管理部门要建立建设项目业务指导备案制度,填制《重大建设项目档案业务指导卡》(附件2),对建设项目档案业务指导工作进行记录。

(二)涉及工业、水利、通信、交通、城市建设、民生等重大建设项目的行业主管部门要加强建设项目档案人员的档案业务知识培训,提升档案人员的业务素质和专业技能。

四、明确范围,突出重点,形成规范的重大建设项目档案管理登记工作机制

(一) 进一步明确重大建设项目档案管理登记范围。重大建设项目档案管理登记范围是经国家、自治区、地、州、市人民政府批准的,对本行政区域国民经济和社会发展有重大影响,采用直接投资、资本金注入方式的政府投资建设项目以及国有企业投资建设项目,包括下列建设项目:

  (1)交通、水利、电力等基础设施建设中的重大项目;

    2)基础产业、支柱产业以及产业技术进步和结构调整中的重大项目;

  (3)文化、教育、卫生、体育等社会事业的重大项目;

  (4)农业现代化建设中的重大项目;

  (5)重大生态建设、环境保护项目;

    6)新型城镇化建设中的重大项目;

  (7)区域经济发展的重大项目。

(二)各级档案行政管理部门、各建设项目主管部门及建设单位要切实执行好《国家重点建设项目档案管理登记办法》,按有关要求认真组织实施。建设项目按隶属关系组织登记,属于自治区各行业主管部门的,由建设项目主管部门的档案机构负责组织填写《国家重大建设项目档案管理登记表》(附件3、附件4、附件5),报送自治区档案局;属地、州、市的,由建设项目所在地、州、市档案行政管理部门进行登记并报自治区档案局备案。

(三)各建设项目主管部门的档案机构应与本地档案行政管理部门互通情况,密切联系。项目主管部门要督促有关建设单位对新建、在建、竣工试产的重大建设项目档案进行登记,以确保重大建设项目档案登记工作正常开展。重大建设项目单位在工程开工后6个月内必须填报《国家重大建设项目档案管理登记表1——项目及项目档案和资料情况动态表》(附件3),报同级档案行政管理部门;建设项目档案预验收后1个月内填写《国家重大建设项目档案管理登记表2——项目档案预验收情况表》(附件4);建设项目正式竣工验收后1个月内填写《国家重大建设项目档案管理登记表3——项目档案正式验收情况表》。为及时掌握项目档案管理的实际情况,重大建设项目还应报送《重大建设项目档案工作基本情况介绍》,其中应包含工程简介,建设项目档案收集、整理、汇总情况,档案保管情况等内容。

(四)各地、州、市档案行政管理部门及各建设项目主管部门每年年底将本地区、本部门《国家重大建设项目档案管理登记表》及《重大建设项目档案工作基本情况介绍》进行汇总,报自治区档案局业务指导处。

五、认真组织,严格把关,规范开展建设项目档案验收工作

(一)建设项目档案验收是建设项目验收的基础,是整个建设项目验收工作的重要组成部分。各级档案行政管理部门要配合建设项目主管部门,按照国家档案局、国家发展和改革委员会联合印发的《重大建设项目档案验收办法》和自治区档案局、自治区发展和改革委员会联合制发的《新疆维吾尔自治区重大建设项目档案验收实施细则》,做好建设项目档案的验收工作。在项目竣工验收前必须组织档案专项验收,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全。未经档案验收或验收不合格的重大建设项目,不得进行或通过项目竣工验收。

(二)国家发展和改革委员会委托中央主管部门(含中央管理企业)、自治区人民政府投资主管部门组织验收的项目,由中央主管部门档案机构、自治区档案局组织项目档案的验收,验收结果报国家档案局备案。自治区人民政府投资主管部门组织验收的项目,由自治区档案局组织项目档案的验收。自治区以下各级政府投资主管部门组织验收的项目,由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收,验收结果报自治区档案局备案。

(三)自治区档案局对各地、州、市档案行政管理部门,各地、州、市建设项目主管部门组织的项目档案验收进行监督、指导。自治区各级档案行政管理部门、项目主管部门应加强项目档案验收前的指导,必要时可组织预验收。

六、依法行政,加强监督,加大执法检查力度

    各级档案行政管理部门要根据本地区建设项目档案工作实际,定期开展对本区域内建设项目档案工作执法检查或专项督查,对违反《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定,对不按要求开展建设项目档案工作和建设项目档案收集不齐全、不完整及损毁、丢失档案等行为要依法严肃查处。自治区档案局将会同相关行业主管部门对建设项目档案工作不定期的进行督查,重大建设项目档案安全、档案管理登记、档案竣工验收工作将作为档案执法检查的重点内容。

附件:1、建设项目一览表

          2、重大建设项目档案业务指导卡

          3、重大建设项目档案管理登记表1

          4、重大建设项目档案管理登记表2

          5、重大建设项目档案管理登记表3

            新疆维吾尔自治区档案局

             二○一一年四月十九日


 附件1:
                         
建设项目一览表

       填报单位:                              报表时间:

序号

项目名称

建设单位

审批(核准)机关

投资规模

(万元)

立项时间

开工时间

是否为援建项目

援建省、市

负责人

档案员

联系电话

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件2:

重大建设项目档案业务指导卡

项目名称

 

建设单位

 

立项时间

 

投资规模

 

建设时间

 

计划档案

验收时间

 

计划竣工

验收时间

 

联系人

 

联系电话

 

地址/邮编

 

电子信箱

 

                 建设项目档案管理情况

存在问题

 

整改意见

 

业务指导人员

签字

 

建设项目

档案负责人

签字

 

 


附件
3

国家重大建设项目档案管理登记表(1

(项目及项目档案和资料情况动态表)

                                           编号:   

项目名称

 

建设单位或项目法人

 

地址

 

邮编

 

上级主管部门

 

批准概算总投资

万元

计划工期

年  月    年  月

主要单位工程名称

 

现已完成的单位或单项工程

 

主要设计单位

 

主要施工单位

 

主要设备安装单位

 

主要监理单位

 

项目档案和资料管理情况

档案资料管理部门名称

 

隶属部门

 

联系地址、电话

 

负责人

 

项目建档时间

 

专职档案人员数量

 

库房面积/档案工作其他用房面积

 

设施设备

 

现有档案和资料数量(正本)

卷(册)

图纸张数

 

对项目档案日常监督、指导的上级单位

 

填表单位

(盖章)

年   月   日

注:此表于项目开工后6个月内报自治区档案局业务指导处。

对于未验收的国家重大建设项目,每年填写此表一次。


附件
4

国家重大建设项目档案管理登记表(2

        (项目档案预验收情况表)

编号:      

项目名称

 

项目档案总数(正本)

卷(册)

图纸张数

 

档案移交单位

 

库房面积/档案工作其他用房面积

 

项目预验收日期

 

项目档案预验收

组织单位

 

预验收组

成员及单位

 

预验收结论

 

 

 

 

     

 

          预验收负责人(盖章)

                                      年  月  日

注:此表于项目档案预验收后1个月内报自治区档案局业务指导处。

 

附件5

国家重大建设项目档案管理登记表(3
(项目档案正式验收情况表)

编号:      

项目名称

 

项目档案总数(正本)

卷(册)

图纸张数

 

档案移交单位

 

项目竣工投产日期

 

项目正式验收日期

 

项目档案验收

组织单位

 

验收组

成员及单位

 

验收结论

 

 

 

 

 

 

 

 

验收负责人(盖章)    

年  月  日

注:此表于项目正式竣工验收后1个月内报自治区档案局业务指导处。


附件下载

www.xjaa.gov.cn 版权所有:新疆维吾尔自治区档案局(馆)

技术维护:新疆维吾尔自治区档案局(馆)

许可证号:新ICP备11003108

通讯地址:乌鲁木齐市三道湾路99号 邮编:830001