关于进一步加强全区国有企业档案工作的指导意见

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自治区国资委各直接监管企业,伊犁哈萨克自治州国资监管机构、档案局,各地、州、市国资监管机构、档案局:

现将《关于进一步加强全区国有企业档案工作的指导意见》印发给你们,请结合本地区、本企业的实际情况贯彻执行。

自治区档案局      自治区国有资产监督管理委员会

                        201436


关于进一步加强全区国有企业档案

工作的指导意见


为贯彻落实党的十八大精神和《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》,促进档案工作切实有效地为全区国有企业规范化经营管理和决策服务,推进新疆经济建设和社会协调可持续发展,为实现新疆跨越式发展和长治久安两大历史任务服务。根据国家档案局《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(第10号令)的文件要求,结合我区国有企业档案工作实际,现就加强全区国有企业(指各级国有企业资产监督管理委员会监管的国有企业)档案工作提出如下指导意见。

一、充分认识做好国有企业档案工作的重要性
  (一)国有企业档案是国家档案信息资源和国有资产的重要组成部分。国有企业档案是国有企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录, 是企业有形资产的记录、凭证与依据,也是国有企业不可或缺的信息资源。确保国有企业档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,对于维护国有企业合法权益,提高企业竞争力,提高企业效率,促进国有资产保值增值具有不可替代的重要作用。

(二)加强国有企业档案工作是企业应尽的义务和责任。国有企业是国民经济的骨干力量和重要支柱,关系国家安全和国民经济命脉。做好全区国有企业档案工作,既是国家法律法规赋予的法定职责,也是全区国有企业建立现代企业制度的自身要求。全区国有企业应不断深化对企业档案和企业档案工作重要性的认识,从维护党和国家根本利益的高度,从维护企业和职工权益的高度出发,依法做好企业档案的收集、管理、利用工作。

二、全区国有企业档案工作的总体要求和基本原则

(一)国有企业档案工作的总体要求

国有企业档案工作应以党的十八大、十八届三中全会和自治区党委八届六次全委(扩大)会议精神为指导,紧紧围绕国有企业工作大局,以构建覆盖国有企业各项工作的档案信息资源管理体系、档案利用服务体系和档案安全保障体系建设为重点,加强档案工作基础建设,提高档案管理标准化、规范化、信息化水平,确保企业档案完整、准确、系统、安全和有效利用,为促进国有企业改革发展稳定服务。

(二)国有企业档案工作的基本原则

一是集中统一管理原则。在全区各级档案行政管理部门和各级国资委监督指导下,国有企业档案工作实行由企业本部统筹规划、组织协调、统一制度并监督指导,本企业各项活动中形成的各种门类和载体的全部档案实行集中统一管理。二是分级负责原则。在坚持集中统一管理的原则下,国有企业以资产与产权关系为纽带,分级保管本企业的档案并指导和监督所属机构和控股企业的档案工作。三是确保安全原则。国有企业档案安全关系重大,要充分评估档案安全的风险因素,加强档案安全管理,确保档案实体和信息的安全。四是合理利用原则。在维护国家、企业和职工利益及遵守保密规定的前提下,积极开发档案信息资源,充分发挥档案的作用。

三、强化国有企业档案工作管理职能

(一)加强对国有企业档案工作的组织领导。国有企业档案工作是企业管理中不可缺少的重要环节,各国有企业作为档案工作的责任主体,应明确一名企业领导分管档案工作,设置与企业发展相适应的档案管理机构,配备专兼职档案人员,以保障工作职能的正常履行;各业务部门和重大专项工作设兼职档案人员,形成建立以档案部门为核心、各职能部门及各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作网络体系。国有企业应将档案工作纳入企业发展规划和工作计划,纳入企业管理的有关制度和工作环节,纳入各项工作和有关人员的考核范围,建立与现代企业制度相适应的档案工作组织和管理体系。各级档案行政管理部门要积极主动为国有企业档案工作做好服务,各级国有资产监督管理部门要主动配合档案行政管理部门做好档案业务监督、指导工作。

(二)强化国有企业档案机构的管理职能。国有企业档案部门应贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局第10号令)、《企业档案工作规范》和国家、自治区有关企业档案工作的法律法规和标准、规范,建立健全本企业档案工作制度;做好企业各类档案的收集、整理、保管和提供利用等档案业务工作;加强对企业重大建设项目、固定资产投资项目、技改项目、科研项目档案管理的专项检查与验收工作,使项目档案管理与项目管理同步开展;加强企业合同、知识产权、法律事务、信用、企业文化、企业社会活动等档案管理,增强企业创新能力和市场竞争能力。

(三)强化国有企业重点工程、重大项目、重大项目谈判档案的保存和管理。自治区国有企业承担着大批自治区重大建设项目、重大科技研发项目、重大固定投资项目、重大政府采购项目和涉及企业发展与国计民生项目的重要谈判工作,其产生的文件材料和档案是国家和企业的宝贵信息资源。全区国有企业要特别强化这些重要资源的保存和管控,加强对所属单位、控股企业和境外机构档案工作的监督与指导,明确其档案归属与流向,规范和提高其档案管理水平。各级档案行政管理部门、企业档案部门应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《新疆维吾尔自治区重大建设项目档案验收实施细则》和《关于加强全区建设项目档案工作的若干意见》等建设项目档案管理有关规范标准的要求,积极做好国有企业重大建设项目档案的收集、整理、归档工作和建设项目档案的验收工作,确保国有企业重大建设项目档案的完整、准确、系统。

四、加强国有企业档案的管理和利用  

(一)完善文件材料收集归档工作。国有企业应依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局第10号令)、《企业档案工作规范》等国家和自治区有关要求,结合自身实际,制定、修改并不断完善企业文件材料归档范围和保管期限表,将企业各项工作形成的具有保存价值的各种形式的文件材料,特别是反映企业发展、资产运作和与员工有关的文件材料列入归档范围。文件归档要求与责任应纳入企业各项工作流程、纳入企业人员岗位责任制。加强对照片、音像、实物、电子等非纸质文件材料的收集,确保国有企业应归档的文件材料完整、准确、系统和有效。

(二)大力开发利用档案信息资源。在维护国家和企业利益以及遵守保密规定的前提下,国有企业档案部门一要大力开发档案信息资源,促进档案信息资源的利用与共享,充分发挥档案在国有资产保值增值中的重要作用;二要根据企业中心工作、重点工作和攻关项目的需要,采取多种形式,对档案信息资源进行多角度和深层次的开发,主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务;三要采用现代信息技术手段,及时、准确地满足利用者的需求;四要通过举办档案展览、编写企业史志等形式,充分发挥档案的信息资源价值,为企业文化建设提供信息服务;五要建立档案利用服务效果反馈机制和评价体系,在企业知识管理、信息管理、数据挖掘等先进管理理念和技术方法的运用中,充分发挥档案的信息资源价值。

(三)确保档案实体和信息的安全。国有企业应建立档案信息内容和实体安全的防护网,积极构建档案安全体系。应设置适宜安全保存档案的库房和装具,配备相应的档案防护设施设备。档案库房、档案阅览室、办公室实行三分开。档案人员应定期检查档案保管状况,对破损或褪变的档案应及时进行技术处理。企业工作人员发生变动时,要及时做好档案移交工作。企业应当制定档案应急灾害预案,重要档案应实行异质异地备份,防止突发事件和自然灾害对档案造成破坏,提高企业档案抗风险能力。要特别加强对涉及国家秘密、企业商业秘密、技术秘密的档案和电子档案的管理,确保档案实体与信息的安全。

(四)做好企业兼并、重组、改制和破产档案的处置工作。国有企业在企业的兼并、重组、合资、转让国有产权和股份制、股份合作制等改制及破产过程中,为防止企业档案散失,维护国家和企业的安全和利益,保护企业职工的合法权益,应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局第9号令)的要求,制定切实可行的企业兼并、重组、改制和破产档案处置方案,把档案处置与人员安置等放在同等重要的位置统一加以考虑和安排,采取相应措施做好档案的处置工作,确保企业资产与产权变动档案有地方存放、有专人管理,不失控、不流失、不损毁,并按规定向国家综合档案馆移交档案。

五、开拓创新,不断提高国有企业档案工作水平

(一)不断完善企业档案资源建设。国有企业应围绕自身发展和档案资源的积累与建设,树立企业资产管理与业务发展到哪里,档案管理就延伸到哪里的理念。适应提高自主创新能力和市场竞争力,增强抗风险能力和可持续发展能力的要求,加强对企业合同档案、知识产权档案、法律事务档案、信用档案及其他业务档案的收集与管理;适应领导决策与管理的需要,加强有关对社会公共信息资源的收集与管理;适应企业文化建设和履行社会责任的需要,加强企业参与社会活动档案的收集与管理。
 
(二)积极探索现代企业档案工作发展模式。国有企业档案部门要积极探索适应现代企业制度和现代产权制度要求的现代企业档案工作发展方式。学习和借鉴国际、国内先进的档案管理理念与模式,将现代信息技术和现代管理方法与档案工作有效结合,创新档案管理体制与机制,不断促进档案在企业品牌增值和授权使用、信息加工处理、信息咨询与服务等业务工作中的利用。探索创新档案服务企业管理、人力资源开发、企业文化宣传等工作的途径和方式,不断拓展档案为企业实现工作服务的新形式和新内容。

(三)稳步推进国有企业档案信息化建设。国有企业应将档案信息化建设纳入企业信息化建设目标,同步规划、分步实施、合理整合、有效利用。国有企业档案部门应参照国家电子文件、电子档案管理的有关标准,加强企业电子文件存储系统和档案数据库建设;有步骤、分阶段地实施重要纸质档案的数字化工作;有效整合和管理企业各类档案,构建国有企业档案信息化服务平台,实现和强化档案信息资源网络化的共享服务,使档案在企业的生产经营和资产保值、增值中发挥最大效益;做好电子文件的备份、安全防护和灾难恢复工作,促进档案工作逐步从传统手工操作与管理向自动化、信息化、网络化转变。高度重视档案信息化过程中的保密工作,严格执行保密工作的相关规定。

六、加强国有企业档案人员队伍建设,提高档案业务水平

(一)加强档案人员队伍建设。国有企业应根据企业规模、企业所承担各类项目的重要程度和数量、档案部门所承担的职责、保管档案的数量、档案的开发利用、档案的信息化建设、企业所属单位和分支机构的数量等因素,合理配备专兼职档案工作人员。

(二)加强档案人员的上岗培训、业务技能培训、信息技术知识培训、项目档案管理等各类培训工作,逐步提高档案人员的业务素质,做到持证上岗。支持档案人员参加申请评聘档案专业技术职务和职称,培育一支高水平的企业档案专业人才队伍。

(三)加强国有企业之间档案业务学习与交流活动。要进一步完善和规范国有企业档案协作组和企业档案学会的活动,加强业务和学术交流。通过各种形式的培训和交流,不断提高国有企业档案工作的整体水平。

对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人,国有企业应当予以表扬奖励。


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