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新疆维吾尔自治区精准扶贫档案管理办法

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    第一条  为做好精准扶贫档案工作,确保档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥档案在推进精准扶贫、实现精准脱贫中的积极作用,根据《中华人民共和国档案法》《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》《新疆维吾尔自治区党委、自治区人民政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于打赢脱贫攻坚战的决定〉的意见》和国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室印发的《精准扶贫档案管理办法》,制定本办法。

第二条  本办法所称精准扶贫档案是指在精准扶贫工作中形成的,对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的文件材料的总称,是扶贫工作的重要凭证和历史记录。

第三条  本办法所称精准扶贫档案工作是指精准扶贫工作文件材料的收集、整理、归档和鉴定、保管、编研、利用工作。

第四条  本办法适用新疆维吾尔自治区各级扶贫部门、档案行政管理部门以及有扶贫任务的乡(镇)、行政村精准扶贫档案管理工作。

第五条  精准扶贫档案工作实行统一领导、分级管理、分类指导、突出重点和同步部署、同步实施、同步检查的原则。

第六条  县级以上扶贫开发领导小组负责对本行政区域内精准扶贫档案工作的组织领导,同级档案行政管理部门履行监督指导职责,指导、帮助各级扶贫工作部门建立健全精准扶贫档案工作规章制度和业务标准。

第七条  县(市、区)扶贫办、乡(镇)人民政府和各有关部门应将精准扶贫文件材料的收集、整理、归档工作纳入精准扶贫总体工作计划及目标管理中,安排工作经费,配备设施设备,明确工作人员,保障精准扶贫工作正常开展,确保档案完整安全。

第八条  精准扶贫档案主要分为综合管理类、项目管理类、精准识别管理类、精准脱贫管理类和特殊载体类,其保管期限分为永久和定期。具有重要凭证、依据和查考利用价值的,应当永久保存;具有一般利用价值的,应当定期保存,期限为30年或10年。具体应当按照本办法附件《新疆维吾尔自治区精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》进行收集并划分保管期限。

第九条  精准扶贫工作各种门类、载体文件材料应收集齐全完整,做到应收尽收、应归尽归。归档文件的书写材料、纸张和装订要符合档案长期保存要求。

第十条  精准扶贫工作中形成的各类文件材料按照以下规则进行整理。

    精准扶贫综合管理类、精准识别管理类、精准脱贫管理类档案应当按照《归档文件整理规则》(GB/T22-2015)标准进行整理。精准脱贫管理类(一户一档)档案应当按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)标准进行整理。精准扶贫项目档案应按照《科技档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)标准进行整理。照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《数码照片归档和管理规范》(DA/T50-2014)的标准和要求进行整理,照片和图片应当配有文字说明,标明时间、地点、人物和事由。录音、录像等磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)的标准和要求进行整理。电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《公务电子邮件归档与管理规范》(DA/T32-2005)要求进行整理。

第十一条  以卷为保管单位的档号结构为:全宗号-类别号-案卷号,以件为保管单位的档号结构为:全宗号-类别号-保管期限-件号。

第十二条  自治区、地(州、市)扶贫办和同级档案行政管理部门应加强对精准扶贫档案工作的监督、指导。

第十三条  县(市、区)扶贫办、乡(镇)人民政府保存的精准扶贫档案满5年后向县级国家综合档案馆移交。地(州、市)级扶贫办保存的精准扶贫档案满10年后向地级国家综合档案馆移交。

第十四条  各部门形成的精准扶贫文件材料按标准规范收集、整理、归档后应及时向本单位档案部门移交保存。村级精准扶贫档案由行政村自行管理。不具备安全保管条件的应尽快改善,确保达标。

     第十五条  属于国家级或自治区级扶贫开发重点县、村、户在“摘帽”验收结束后,县(市、区)扶贫办要在半年内完成扶贫文件材料整理归档工作,及时向地(州、市)扶贫办提出档案验收申请,地(州、市)扶贫办应会同地(州、市)档案局对其档案进行验收。自治区扶贫开发办公室会同自治区档案局不定期抽查部分验收情况。

第十六条  县(市、区)扶贫办、档案馆应开展精准扶贫档案开发利用工作,按照规定为社会提供利用服务,但涉及国家秘密、个人隐私和法律另有规定的除外。

第十七条  县级以上扶贫工作部门和档案馆应当积极开展精准扶贫档案数字化工作,加强精准扶贫电子文件归档和电子档案管理,实现精准扶贫档案资源有效利用。

第十八条  对违反档案管理规定,造成精准扶贫档案损毁、丢失的,依照《中华人民共和国档案法》《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》有关规定查处。

第十九条  地(州、市)档案行政管理部门、扶贫工作部门可根据本办法,结合本地实际,制定精准扶贫档案管理实施细则。

第二十条  本办法由新疆维吾尔自治区档案局、新疆维吾尔自治区扶贫开发办公室负责解释。

第二十一条  本办法自发布之日起施行。

附件1:

新疆维吾尔自治区精准扶贫文件材料

归档范围和档案保管期限表

县(市、区)

类别

归档范围

保管

期限

 

1、成立扶贫工作领导小组及责任分工的文件

永久

2、扶贫脱贫工作会议或领导小组工作会议材料、会议记录、纪要、领导讲话、领导批示等

永久

3、本级制定的扶贫脱贫政策、扶贫脱贫工作的制度、规定、标准、指导意见、实施细则等重要的业务文件

永久

4、扶贫脱贫工作中重要问题的请示及上级批复

永久

5、企业扶贫、对口援疆扶贫、农业扶贫等帮扶资金划拨文件

永久

6 县(市、区)贫困村、贫困户公告、公示及审定结果材料、县(市、区)贫困户复核结果统计表,建档立卡数据采集修改情况报告等材料

永久

7 各乡镇关于复核贫困户的报告、上报的扶贫工作报表或台账

永久

8 县(市、区)到户扶贫脱贫工作方案、规划,贫困户帮扶情况材料,扶贫脱贫工作重要报告、总结、汇报材料

永久

9 县(市、区)贫困状况基本材料,各乡镇帮扶规划

永久

10、县(市、区)精准扶贫建档立卡贫困户结对帮扶台账、帮扶责任书

永久

11、县(市、区)精准扶贫项目建设统计表、救助资金划拨情况统计表

永久

12、县(市、区)贫困村、贫困户脱贫监督、检查、验收、认定的文件材料

永久

14、扶贫脱贫调研材料、情况汇报、经验交流等材料

30

15、上级下发的有关扶贫脱贫工作的政策性、业务性文件

30

16、本单位在扶贫脱贫工作中形成的监督检查、培训材料等

30

17、反映扶贫脱贫工作的简报、信息等

10年

18、各乡镇建档立卡贫困户脱贫攻坚精准帮扶卡

10

项目管理类

1项目立项请示及批复、实施方案等文件材料

永久

2项目可行性报告等文件材料

永久

3项目实施合同、协议等文件材料

永久

4招投标形成的文件材料及签订的合同、保密责任书、廉政责任书、保密承诺书

 

4.1中标的文件材料

永久

4.2未中标的文件材料

10年

5项目设计、施工、监理和设备仪器文件材料

永久

6项目竣工验收等文件材料

永久

7项目资金分配方案、计划的批复等文件材料

永久

8、特色种养殖加工业、生态旅游、村村通、小型农业水利、富民安居、易地搬迁、对口援疆等项目计划名单、项目公告、公示材料

永久

9项目农户花名册、补助发放凭证、采购合同

永久

精准识别管理类

1精准识别工作重要政策性文件

永久

2精准识别工作方案

永久

3精准识别宣传资料

10年

4宣传动员会议、培训班材料

10年

5精准识别贫困户、贫困村、建档立卡所形成的各种评估表、统计表、评议表、登记表、评议、公示等材料

永久

6精准识别贫困户划定方案有关材料

永久

7财产检索符合一票否决的名单及否决原因等有关材料

永久

8各乡镇关于审核、复审贫困户的报告、《贫困户登记表》、贫困户名单公告、贫困户名单

永久

9精准识别督查的相关材料

30年

10精准识别工作计划、总结、统计表等文件材料

永久

11贫困村(户)转移就业特色产业带动易地扶贫搬迁等文件

30年

12、生态补偿脱贫、教育扶贫、政府兜底扶贫等文件

30年

精准脱贫管理类

1农户“双认定”登记表、帮扶责任书、连心卡、台账、贫困户名单、贫困户帮扶等文件材料

永久

2各乡镇关于审核、复审贫困户的报告、《贫困户登记表》、贫困户名单公告、贫困户名单

永久

3关于复审贫困户的报告、县(市、区)贫困户名单公告、县(市、区)贫困户名单

永久

4本级精准扶贫移民易地搬迁安置花名册材料

永久

5贫困村(户)易地安置(生态搬迁)、资金名额指标、项目计划、落实、情况汇总等材料

30年

6有关企业、金融、教育等部门精准帮扶贫困村(户)的文件材料

30年

7贫困县、村“摘帽”和农户“双认定”、脱贫评议公示等验收材料

永久

8落实驻村工作队、帮扶单位、帮扶责任人,签订帮扶责任书等相关材料

永久

特殊载体

1上级领导到本地检查指导扶贫工作的录音、录像、照片材料

永久

2在精准扶贫工作中获得的实物档案

永久

3扶贫工作网络管理系统数据库数据文件、元数据、光盘、

永久




附件2:

新疆维吾尔自治区精准扶贫档案整理方法

一、归档范围与保管期限

(一)精准扶贫的文件材料归档范围,按照《新疆维吾尔自治区精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件1)执行。

(二)精准扶贫档案的保管期限分为永久和定期,定期分为30年和10年,具体划分标准见《新疆维吾尔自治区精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件1)。

二、分类和整理

(一)精准扶贫档案分为综合管理类、项目管理类、精准识别管理类、精准脱贫管理类和特殊载体类五大类,分别用ZH、XM、SB、TP、TZ表示。

(二)综合管理类、精准识别管理类、精准脱贫管理类按文书档案进行管理,整理标准按照《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)进行整理。文件归档时,应按问题结合时间、重要程度集中排列,统一编号、编目。“件”级为单位整理,一般以每份文件为一件,正本与定稿为一件(定稿过厚的,也可单独为一件);正文与附件为一件(附件数量较多或者太厚不易装订为一件的,也可各为一件);原件与复印件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等可按其本来的装订方式,一册(本)为一件;来文与复文(指联系密切的来往性质的文件材料,如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等)可作为一件。

(三)项目管理类档案应按照《科技档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)标准以“卷”为单位,按项目立项、实施、验收阶段进行整理。

(四)精准脱贫管理类(一户一卷)按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)以卷为保管单位“一户一档”整理组卷,保管期限为永久。此类档案由乡镇整理并保管,“一户一档”排列顺序为:档案封面-卷内文件目录—贫困户文件材料-备考表。

“一户一档”案卷题名为:“××县××乡(镇)××村××组囗囗囗(贫困户姓名)精准脱贫档案”。“一户一档” 材料应印制统一封面。

(五)照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《数码照片档案归档与管理规范》(DA/T50-2014)进行整理。录音、录像等磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)进行整理。电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《公务电子邮件归档与管理规范》(DA/T32-2005)进行整理。

三、归档要求

(一)归档文件应真实有效、字迹工整、数据准确、图样清晰,签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备;书写材料、纸张和装订材料符合档案保护的要求(对移交国家综合档案馆的档案在装订时宜采用棉线装订);照片、录音、录像材料要确保载体有效,电子文件使用不可擦写光盘等载体。

(二)归档文件应为原件,需以复制件归档的,应由经办人核准,并说明理由,备考表中注明原件存放处。

(三)精准扶贫文件中涉及国家秘密、个人隐私以及法律规定不宜公开的内容,归档时应按国家有关法规注明。   

(四)精准扶贫文件材料应在工作结束后30个工作日内,按要求由县级扶贫开发领导小组、乡镇扶贫开发领导小组分别整理归档。

四、精准扶贫档案档号构成

(一)综合管理类ZH)精准识别管理类(SB)、精准脱贫管理类(TP)

  1.县扶贫工作管理机关综合管理类ZH)精准识别管理类(SB)、精准脱贫管理类(TP)档案档号由全宗号─分类代字·年度-保管期限─件号构成。

档号示例

2.乡镇精准扶贫综合管理类ZH)精准识别管理类(SB)、精准脱贫管理类(TP)档案档号由全宗号─分类代字·年度-保管期限-乡镇顺序号─件号构成。

档号示例:


(二)项目管理类(XM)

1.县扶贫工作管理机关精准扶贫项目管理类档案

①年度内按照项目批准时间先后排序,档号由全宗号─分类代字.批准年度.项目顺序号─案卷顺序号构成。

档号示例:

 ②年度内按照项目类别结合项目批准时间排序,档号由全宗号─分类代字.批准年度.项目类别.项目顺序号─案卷顺序号构成。项目类别01代表养殖项目,02代表种植项目,03代表基础设施建设项目,04代表移民搬迁项目,05代表富民安居项目,06代表对口援疆项目等。001代表2015年第1个项目,之后批准立项的序号递增。

档号示例:


2.乡镇精准扶贫项目管理类档案档号由全宗号─分类代字.乡镇顺序号.批准年度.项目顺序号─案卷顺序号构成。01代表第1个乡镇(也可沿用乡镇全宗号代替乡镇顺序号),001代表2015年第1个项目,之后批准立项的序号类推,档号内不细分项目类别,不标注保管期限。

档号示例:



(三)精准脱贫管理类(一户一档)(TP)

精准脱贫管理类(一户一档)档号由全宗号-档案分类代字.乡镇顺序号.村顺序号-案卷顺序号构成。第1个01代表第1个乡镇(也可沿用乡镇全宗号代替乡镇顺序号),第2个01代表该乡镇的第1个村,村民组不给代码。村内贫困户按村民组排列,组内按姓氏相对集中排序。精准脱贫管理类纸质档案数字化后再装订。

档号示例:

(四)特殊载体类(TZ)

特殊载体类档案类别下设照片档案(01),声像档案(02),实物档案(03)等。

1、县扶贫工作管理机关精准扶贫特殊载体类档案档号由全宗号─分类代字.照片档案分类号.年度─案卷号构成。

  档号示例:


   

2.乡镇精准扶贫特殊载体类档案由全宗号─分类代字.乡镇顺序号.照片档案分类号.年度─案卷顺序号构成。

 档号示例:

五、精准脱贫管理类(一户一档)案卷格式填写

(一)案卷封面的填写方法:

1、全宗名称:立档单位的名称,填写时须用全称或通用简称。

2、类目名称:精准脱贫管理类。

3、案卷题名:即案卷标题,应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。如:“××县××乡(镇)××村××组囗囗囗(贫困户姓名)精准脱贫档案”

4、时间:卷内文件所属的起止年月。

5、保管期限:立卷时划定的案卷保管期限。

6、件、页数:案卷的总件数和总页数。

7、全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

8、年度:填写案卷的所属年度,用四位表示。

(二)卷内文件目录、备考表、案卷目录的格式及填写

参照《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)标准。

图示1:软卷皮封面格式

图示2:卷内文件目录格式

图示3:卷内备考表格式

图示4:案卷目录格式

图示5:卷盒格式








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